As equipes de manutenção precisam de estrutura para fazer seu trabalho com eficiência – as suposições sempre precisam ser reduzidas ao mínimo. É por isso que eles utilizam documentos conhecidos como ordens de serviço para delegar e rastrear suas tarefas e responsabilidades, ao contratar serviços de qualidade
Aqui, veremos quais são as ordens de serviço, veremos o que elas podem cobrir, revisaremos a diferença entre elas e as solicitações de serviço, detalharemos o processo de gerenciamento de ordens de serviço e obteremos um modelo útil para você criar suas próprias ordens de serviço.
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O que é uma ordem de serviço?
Uma ordem de serviço é um documento interno, detalhando o trabalho de manutenção que foi aprovado para execução. Geralmente abrange elementos como o trabalhador ao qual a tarefa foi atribuída, estimativas de custo, data e hora em que a tarefa será executada e outros detalhes relevantes que informarão como uma tarefa deve ser executada.
Não existe uma categoria única e abrangente que abranja todas as ordens de serviço. Cada um é único — mesmo que seja para manutenção recorrente. Ainda assim, sua ordem de serviço média geralmente se enquadra em um dos cinco grupos. Esses incluem:
Emergência — Uma ordem de serviço dedicada a consertar um ativo que quebrou inesperadamente
Manutenção Preventiva — Uma ordem de serviço que cobre a manutenção de rotina de ativos para evitar futuras paradas ou avarias
Inspeção — Uma ordem de serviço que permite que um técnico de manutenção saiba que precisa inspecionar, monitorar ou auditar a condição de um ativo
Geral — Uma ordem de serviço que não se enquadra em nenhum dos guarda-chuvas de ordem de serviço de inspeção, prevenção e emergência
Manutenção Corretiva — Uma ordem de serviço dedicada a corrigir problemas descobertos ao executar uma emergência, manutenção preventiva, inspeção ou ordem de serviço geral
As ordens de serviço são frequentemente confundidas com documentos semelhantes chamados solicitações de serviço. Vejamos o que distingue um do outro.
Ordem de Serviço vs. Solicitação de Serviço
A principal diferença entre esses dois tipos de documentos decorre de quem emite cada formulário. As ordens de serviço geralmente vêm das próprias equipes de manutenção para delegar responsabilidades, enquanto as solicitações de serviço vêm de funcionários que não são de manutenção para conscientizar as equipes de manutenção das tarefas que precisam ser cumpridas.
Depois que uma solicitação de trabalho é recebida, um gerente de manutenção atribui a ação especificada a alguém de sua equipe. Por exemplo, uma solicitação de trabalho pode vir de uma manutenção ciente de que uma determinada máquina quebrou. A partir daí, um gerente de manutenção converteria a solicitação em uma ordem de serviço e delegaria um membro da equipe para consertar o equipamento.
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